Em resumo: Pelo artigo 74, § 2º, da CLT, o registro de entrada e saída é obrigatório nos estabelecimentos com mais de vinte trabalhadores, em forma manual, mecânica ou eletrônica. A contagem é por estabelecimento, e não por empresa. É admitida a pré-assinalação do período de repouso.
A partir de quando é obrigatório
O limite atual é de mais de vinte trabalhadores por estabelecimento, patamar elevado em 2019 — antes eram dez. O detalhe que costuma passar despercebido é que a contagem se faz por estabelecimento, de modo que uma empresa com várias unidades pequenas pode ter filiais fora da obrigação e outras dentro dela.
Formas admitidas de registro
A norma admite registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções da autoridade competente. Sistemas eletrônicos e aplicativos são válidos quando atendem aos requisitos regulamentares de integridade e de disponibilização dos dados. Também é permitida a pré-assinalação do período de repouso, dispensando a marcação do intervalo.
Registro por exceção
É possível ajustar o registro apenas das exceções à jornada contratada — horas extras, faltas e atrasos —, desde que haja previsão em acordo individual escrito ou em norma coletiva. A adoção sem esse instrumento, ou sem o efetivo registro das exceções que ocorrem, costuma ser o ponto que compromete o regime.
Por que a ausência de controle pesa
Quando a empresa está obrigada a manter registro e não o apresenta, a jornada alegada pelo empregado tende a ser tomada como verdadeira, cabendo à empresa produzir prova em sentido contrário. Na prática, isso inverte a posição na discussão e transforma um problema documental em risco financeiro relevante.
Registros invariáveis chamam atenção
Cartões que apresentam horários idênticos todos os dias, sem qualquer variação, costumam ser tratados como registro inválido, por não refletirem a realidade. O mesmo vale para a marcação feita sempre no horário contratual em atividade que comprovadamente se estendia além dele.
Guarda e disponibilização
Não basta registrar: é preciso conservar os documentos e conseguir apresentá-los quando solicitados, inclusive de períodos anteriores. A perda dos registros por troca de sistema ou por descarte é uma das causas mais frequentes de dificuldade para a empresa demonstrar a jornada efetivamente cumprida.
O que costuma ser verificado
- Número de trabalhadores por estabelecimento
- Forma de registro adotada e a sua regularidade
- Acordo escrito, quando houver registro por exceção
- Existência de variação real nas marcações
- Pré-assinalação do intervalo e a sua correspondência com a prática
- Guarda e possibilidade de apresentação dos registros anteriores
Conteúdo informativo, que não constitui consulta jurídica e não substitui a análise individual de um caso concreto. Cada situação depende dos fatos e das provas disponíveis.
